Każda śmierć powinna zostać zgłoszona w ciągu 3 dni od dnia zgonu. W przypadku, gdy śmierć nastąpiła w wyniku choroby zakaźnej termin ten wynosi 24 godziny.

Do zgłoszenia informacji o śmierci zobowiązany jest w pierwszej kolejności małżonek lub dzieci zmarłego. Następnie najbliżsi krewni lub powinowaci, osoby zamieszkujące lokal, w którym nastąpiła śmierć. Gdyby nie było takich osób zgon zobowiązane są zgłosić osoby, które były obecne przy zgonie, a także administrator domu, w którym nastąpił zgon. W razie śmierci np. w szpitalu czy zakładzie do zgłoszenia zgonu ten zakład lub szpital są zobowiązani do odpowiedniego zgłoszenia.

Śmierć osoby podlega rejestracji w odpowiednim dla miejsca zgonu urzędzie stanu cywilnego. W wyjątkowych sytuacjach zgłoszenia można dokonać w urzędzie stanu cywilnego ostatniego miejsca zamieszkania zmarłego lub miejsca jego pochowania.

W urzędzie stanu cywilnego należy przedstawić wydaną przez odpowiedni organ kartę zgonu oraz dowód osobisty zmarłej osoby, a w przypadku cudzoziemca paszport. Na tej podstawie zostanie wydany akt zgonu, który zawiera:

1) nazwisko, imię (imiona), nazwisko rodowe, stan cywilny, miejsce i datę urodzenia, miejsce zamieszkania zmarłego;
2) datę, godzinę oraz miejsce zgonu lub znalezienia zwłok;
3) nazwisko, imię (imiona) oraz nazwisko rodowe małżonka osoby zmarłej;
4) nazwiska rodowe i imiona rodziców zmarłego;
5) nazwisko, imię (imiona), miejsce zamieszkania osoby zgłaszającej zgon lub dane dotyczące szpitala albo zakładu.

W razie śmierci osoby o nieustalonej tożsamości, do aktu zgonu wpisuje się:
1) datę, godzinę, miejsce i okoliczności znalezienia zwłok oraz ich zewnętrzny wygląd;
2) płeć oraz przypuszczalny rok urodzenia zmarłego;
3) znaki szczególne zmarłego;
4) opis odzieży oraz innych przedmiotów znalezionych przy zmarłym.

Kierownik urzędu stanu cywilnego po sporządzeniu aktu zgonu może na wniosek osoby zgłaszającej zgon wydać bezpłatnie 3 skrócone odpisy aktu zgonu.